1. Identiteit en contactgegevens
Deze privacyverklaring en verwerkersovereenkomst beschrijven hoe Studio Lemon persoonsgegevens verwerkt.
Studio Lemon Design & Digitale Communicatie V.O.F.
Baan 74
3011 CD Rotterdam
Nederland
KvK: 67674070
Btw-nummer: NL857124195B01
Website: https://studiolemon.nl
E-mail: info@studiolemon.nl
Studio Lemon is ingeschreven als vennootschap onder firma en handelt onder de naam Studio Lemon.
2. Toepasselijkheid
Dit document bestaat uit twee onderdelen:
- een privacyverklaring voor de verwerking van persoonsgegevens waarvoor Studio Lemon zelf verantwoordelijk is; en
- een verwerkersovereenkomst voor de verwerking van persoonsgegevens die Studio Lemon namens haar klanten uitvoert.
De bepalingen over de verwerkersovereenkomst gelden wanneer Studio Lemon persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een klant. De bepalingen over de privacyverklaring gelden voor de eigen bedrijfsvoering en website van Studio Lemon.
3. Diensten van Studio Lemon
Studio Lemon levert onder meer de volgende diensten:
- webdesign en websiteontwikkeling;
- applicatieontwikkeling;
- website- en applicatiebeheer;
- hosting en serverbeheer;
- domeinnaamregistratie en DNS-beheer;
- e-maildiensten;
- technische ondersteuning;
- back-ups, monitoring en beveiliging;
- zoekmachineoptimalisatie (SEO);
- zoekmachinemarketing (SEA);
- generative engine optimization (GEO).
4. Rollen volgens de AVG
Studio Lemon kan afhankelijk van de verwerking verschillende rollen hebben.
4.1 Studio Lemon als verwerkingsverantwoordelijke
Studio Lemon is verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die zij voor haar eigen bedrijfsvoering verwerkt, bijvoorbeeld voor:
- klantadministratie;
- offertes en overeenkomsten;
- facturatie;
- relatiebeheer;
- beantwoording van contactaanvragen;
- beheer van de eigen website;
- analyse van het gebruik van de eigen website;
- naleving van wettelijke verplichtingen.
Studio Lemon bepaalt in deze gevallen zelf het doel en de middelen van de verwerking.
4.2 Studio Lemon als verwerker
Studio Lemon is verwerker wanneer zij persoonsgegevens verwerkt namens een klant, bijvoorbeeld bij:
- hosting en serverbeheer;
- technisch beheer van websites en applicaties;
- beheer van CMS- en gebruikersaccounts;
- opslag en back-ups;
- servermonitoring en beveiliging;
- beheer van statistieken- en analysetools;
- technische ondersteuning;
- website- en applicatieontwikkeling.
De klant blijft in deze gevallen verwerkingsverantwoordelijke. Studio Lemon verwerkt de persoonsgegevens uitsluitend volgens de instructies van de klant.
5. Persoonsgegevens die Studio Lemon verwerkt
Afhankelijk van de dienst en de situatie kan Studio Lemon onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:
- naam en contactgegevens;
- adresgegevens;
- bedrijfsgegevens;
- e-mailadressen en telefoonnummers;
- gegevens over klantcontacten;
- gegevens uit offertes, overeenkomsten en facturen;
- gebruikersnamen en CMS-accountgegevens;
- wachtwoorden in versleutelde of gehashte vorm;
- website- en applicatie-inhoud;
- serverlogbestanden;
- IP-adressen;
- technische gegevens over apparaten en browsers;
- statistieken over het gebruik van websites;
- domeinnaamregistratiegegevens;
- gegevens die een klant zelf op een door Studio Lemon beheerd systeem opslaat.
De klant is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de persoonsgegevens en andere inhoud die de klant op systemen van Studio Lemon opslaat of laat verwerken.
6. Doeleinden van verwerking
Studio Lemon verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- het uitvoeren van overeenkomsten;
- het leveren, beheren en beveiligen van websites, applicaties en hostingdiensten;
- het registreren en beheren van domeinnamen;
- het leveren van technische ondersteuning;
- het uitvoeren van websiteontwikkeling en onderhoud;
- het maken en beheren van back-ups;
- monitoring, beveiliging en foutopsporing;
- het uitvoeren van SEO-, SEA- en GEO-diensten;
- het beheren van statistieken en rapportages;
- facturatie en financiële administratie;
- communicatie met klanten en contactpersonen;
- het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
- het behandelen en onderzoeken van beveiligingsincidenten.
Studio Lemon verkoopt geen persoonsgegevens en gebruikt persoonsgegevens niet voor eigen profilering. Persoonsgegevens worden niet voor eigen marketingdoeleinden gebruikt, tenzij daarvoor een afzonderlijke wettelijke grondslag bestaat, zoals toestemming.
7. Cookies en website-analytics
De website van Studio Lemon gebruikt noodzakelijke cookies die nodig zijn voor het functioneren en beveiligen van de website.
Google Analytics wordt alleen gebruikt nadat de bezoeker daarvoor toestemming heeft gegeven. Eventuele marketing- of vergelijkbare trackingcookies worden eveneens pas geplaatst na voorafgaande toestemming.
Studio Lemon kan voor klanten verschillende analytics- en marketingtools beheren, waaronder Google Analytics en soms Google Tag Manager. In die gevallen bepaalt de klant doorgaans het doel van de verwerking. Studio Lemon verwerkt de gegevens dan namens de klant en handelt volgens diens instructies.
Meer informatie over cookies en toestemming kan worden opgenomen in een afzonderlijk cookiebeleid.
8. Rechtsgrond voor eigen verwerkingen
Voor de eigen verwerkingen baseert Studio Lemon zich, afhankelijk van het doel, op één of meer van de volgende grondslagen:
- de uitvoering van een overeenkomst;
- het voldoen aan een wettelijke verplichting;
- toestemming van de betrokkene;
- het gerechtvaardigde belang van Studio Lemon, bijvoorbeeld voor beveiliging, relatiebeheer en fraudepreventie.
Wanneer Studio Lemon zich baseert op toestemming, kan deze toestemming op ieder moment worden ingetrokken. Het intrekken van toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.
9. Bewaartermijnen
Studio Lemon bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht een langere termijn voorschrijft.
Als uitgangspunt gelden de volgende termijnen:
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Klantadministratie, facturen en financiële gegevens | 7 jaar, voor zover wettelijk verplicht |
| Contactaanvragen en correspondentie | maximaal 2 jaar na afhandeling |
| Serverlogbestanden | maximaal 12 maanden |
| Back-ups | maximaal 30 dagen |
| Klantdata bij beëindiging van de dienstverlening | verwijderen of beschikbaar stellen binnen 30 dagen, tenzij anders overeengekomen of wettelijk verplicht |
| Analyticsgegevens | volgens de instellingen en bewaartermijnen van de betreffende analyticsdienst |
Deze termijnen kunnen worden aangepast wanneer de aard van de verwerking, een overeenkomst of een wettelijke verplichting daartoe aanleiding geeft.
10. Externe dienstverleners en subverwerkers
Studio Lemon kan gebruikmaken van externe dienstverleners. Afhankelijk van de dienst kunnen dit onder meer de volgende partijen zijn:
| Dienstverlener | Mogelijke dienst | Rol |
|---|---|---|
| DigitalOcean | Hosting en cloudinfrastructuur | Subverwerker |
| GitHub, Inc. | Codebeheer en ontwikkelplatform | Subverwerker |
| Google Cloud EMEA Limited | Cloudinfrastructuur en clouddiensten | Subverwerker |
| Hetzner | Hosting en serverinfrastructuur | Subverwerker |
| Kinsta | Hostingdiensten | Subverwerker |
| Mailgun Technologies, Inc. | E-maildiensten | Subverwerker |
| Neostrada | Hostingdiensten | Subverwerker |
| Notion Labs, Inc. | Documentatie en projectbeheer | Subverwerker |
| Openprovider | Domeinregistratie en DNS | Subverwerker |
| SER Acquisition | SEO- en marketingdiensten | Subverwerker |
| SpinupWP Inc. | Serverbeheer en hostingbeheer | Subverwerker |
| Versio | Hosting, domeinen of e-maildiensten | Subverwerker |
| Moneybird B.V. | Financiële administratie en facturatie | Subverwerker |
| Google Analytics | Website-analytics en rapportages | Subverwerker of afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijke, afhankelijk van de inrichting |
| Google Tag Manager | Beheer van tags en scripts | Subverwerker of afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijke, afhankelijk van de inrichting |
De definitieve lijst van leveranciers kan per klant, dienst en technische inrichting verschillen. Studio Lemon houdt een actuele lijst bij en vult deze lijst aan wanneer nieuwe subverwerkers worden ingeschakeld.
Studio Lemon blijft tegenover de klant verantwoordelijk voor de naleving van de verplichtingen die op Studio Lemon als verwerker rusten.
11. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte
Studio Lemon streeft ernaar persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te laten verwerken. Bij sommige leveranciers kan verwerking of toegang vanuit een land buiten de EER plaatsvinden.
Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, zorgt Studio Lemon ervoor dat een passende juridische grondslag en passende waarborgen aanwezig zijn. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren op basis van:
- een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;
- de door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen (SCC’s);
- aanvullende technische en organisatorische maatregelen;
- een andere grondslag die volgens de AVG is toegestaan.
De toepasselijke locatie en waarborgen kunnen per leverancier en dienst verschillen.
12. Beveiligingsmaatregelen
Studio Lemon neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, wijziging, vernietiging en andere vormen van onrechtmatige verwerking.
Afhankelijk van de dienst kunnen deze maatregelen bestaan uit:
- multi-factor authentication (MFA);
- encryptie;
- versleutelde verbindingen;
- gehashte of versleutelde wachtwoorden;
- toegangsbeheer op basis van rollen en verantwoordelijkheden;
- beveiligde back-ups;
- regelmatige updates en patches op website- en hostingniveau;
- actieve monitoring van beheerde diensten;
- firewalls en beveiligingsmaatregelen van hostingproviders;
- logging en controle van toegang;
- bescherming tegen malware en kwetsbaarheden;
- geheimhoudingsverplichtingen voor medewerkers en externe partijen.
De beveiligingsmaatregelen worden afgestemd op de aard, omvang en risico’s van de verwerking. Studio Lemon kan op verzoek aanvullende informatie over de toegepaste maatregelen verstrekken, voor zover dit geen beveiligingsrisico’s oplevert of vertrouwelijke informatie openbaar maakt.
13. Geheimhouding
Iedereen die namens Studio Lemon toegang heeft tot persoonsgegevens is verplicht tot geheimhouding. Deze verplichting geldt op grond van een arbeidsovereenkomst, overeenkomst van opdracht, geheimhoudingsverklaring of wettelijke verplichting.
De geheimhoudingsverplichting blijft ook na beëindiging van de werkzaamheden bestaan.
14. Datalekken en beveiligingsincidenten
Studio Lemon neemt passende maatregelen om beveiligingsincidenten en datalekken te voorkomen.
Wanneer Studio Lemon als verwerker een datalek vaststelt dat betrekking heeft op persoonsgegevens van een klant, informeert Studio Lemon de klant:
- onverwijld; en
- uiterlijk binnen 48 uur nadat Studio Lemon het datalek heeft ontdekt.
Studio Lemon verstrekt daarbij, voor zover beschikbaar, informatie over:
- de aard van het incident;
- de categorieën en mogelijke omvang van de persoonsgegevens;
- de vermoedelijke gevolgen;
- de genomen en voorgestelde maatregelen;
- de contactpersoon voor verdere informatie.
De klant blijft als verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk voor de beoordeling van het datalek en voor een eventuele melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen.
15. Rechten van betrokkenen
Studio Lemon ondersteunt klanten, voor zover redelijkerwijs mogelijk, bij het afhandelen van verzoeken van betrokkenen om:
- inzage;
- rectificatie;
- verwijdering;
- beperking van de verwerking;
- dataportabiliteit;
- bezwaar tegen verwerking.
Wanneer Studio Lemon een verzoek ontvangt over persoonsgegevens waarvoor de klant verwerkingsverantwoordelijke is, stuurt Studio Lemon het verzoek door naar de klant. Studio Lemon handelt dergelijke verzoeken uitsluitend uit op instructie van de klant, tenzij een wettelijke verplichting anders bepaalt.
16. Audits en informatieverzoeken
De klant mag Studio Lemon vragen om informatie die nodig is om aan te tonen dat Studio Lemon haar verplichtingen als verwerker nakomt.
Als aanvullende controle nodig is, kan de klant maximaal eenmaal per jaar een audit laten uitvoeren. De audit:
- wordt vooraf redelijk aangekondigd;
- vindt plaats tijdens normale kantooruren;
- beperkt zich tot de relevante systemen, processen en documentatie;
- veroorzaakt geen onredelijke verstoring van de dienstverlening of beveiliging;
- houdt rekening met vertrouwelijke informatie van andere klanten;
- wordt in beginsel uitgevoerd op kosten van de klant.
Studio Lemon kan vooraf verlangen dat een vragenlijst, auditrapport of andere beschikbare documentatie wordt gebruikt voordat een fysieke audit plaatsvindt.
17. Inschakeling van subverwerkers
Studio Lemon mag subverwerkers inschakelen voor de uitvoering van haar diensten. Studio Lemon zorgt ervoor dat subverwerkers contractueel minimaal dezelfde verplichtingen krijgen als Studio Lemon op grond van deze overeenkomst.
Studio Lemon informeert klanten over relevante wijzigingen in de gebruikte subverwerkers. De klant kan binnen een redelijke termijn gemotiveerd bezwaar maken tegen een nieuwe subverwerker wanneer daarvoor zwaarwegende redenen bestaan.
18. Einde van de dienstverlening
Na beëindiging van de dienstverlening:
- stelt Studio Lemon klantdata op verzoek beschikbaar in een gangbaar formaat;
- verwijdert Studio Lemon persoonsgegevens binnen 30 dagen, tenzij anders overeengekomen;
- worden back-ups verwijderd of automatisch overschreven volgens de geldende back-upretentie;
- bewaart Studio Lemon gegevens alleen wanneer een wettelijke bewaarplicht dit vereist.
Gegevens die op grond van een wettelijke verplichting moeten worden bewaard, worden niet voor andere doeleinden gebruikt en worden verwijderd zodra de bewaarplicht eindigt.
19. Aansprakelijkheid
De aansprakelijkheid van Studio Lemon is beperkt zoals bepaald in de tussen partijen gesloten dienstverleningsovereenkomst, hostingovereenkomst of andere overeenkomst.
Wanneer in de hoofdovereenkomst geen afzonderlijke beperking is opgenomen, geldt de wettelijke aansprakelijkheidsregeling. Deze bepaling beperkt geen aansprakelijkheid voor zover een beperking volgens dwingend recht niet is toegestaan.
20. Rechten van betrokkenen tegenover Studio Lemon
Personen van wie Studio Lemon persoonsgegevens verwerkt voor eigen doeleinden kunnen een verzoek indienen via:
Een verzoek kan betrekking hebben op inzage, correctie, verwijdering, beperking, dataportabiliteit of bezwaar. Studio Lemon kan vragen om aanvullende informatie om de identiteit van de verzoeker te controleren.
Een betrokkene heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
21. Wijzigingen
Studio Lemon kan deze privacyverklaring en verwerkersovereenkomst wijzigen wanneer haar diensten, de wetgeving of de manier waarop persoonsgegevens worden verwerkt verandert.
De meest recente versie wordt gepubliceerd via de website van Studio Lemon. Bij wezenlijke wijzigingen informeert Studio Lemon klanten wanneer dat wettelijk of contractueel vereist is.
22. Inwerkingtreding
Deze privacyverklaring treedt in werking op 14-09-2026 en vervangt eerdere versies.
De verwerkersovereenkomst geldt vanaf het moment waarop Studio Lemon persoonsgegevens namens de klant verwerkt. Voor zover deze overeenkomst onderdeel uitmaakt van een dienstverleningsovereenkomst, geldt zij als aanvulling op die overeenkomst. Bij tegenstrijdigheden gaan specifieke schriftelijke afspraken tussen Studio Lemon en de klant voor.